令和4年1月1日から電子帳簿保存法の「電子取引」について保存方法が変わります
最新情報
| 令和3年11月 | ▶電子取引データの保存方法をご確認ください（国税庁） |
| 令和3年11月 | ▶お問い合わせの多いご質問（国税庁） |
| 令和3年11月 | ▶電子データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人用）（国税庁） ▶電子データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業用）（国税庁） ※電子取引データの保存において、「一定のルールを定め、任意のフォルダに保存する場合」などに作成する「事務処理規程」のひな型です。 |
| 令和3年7月 | ▶電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和3年12月改訂）（国税庁） |
| 令和3年5月 | ▶電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）（国税庁） |
制度概要
１．電子帳簿保存法とは
| 電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」のことです。その内容は、原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類を電子データで保存をするための要件や、電子データでやりとりした取引情報の保存義務などを定めたものとなっています。 電子データによる保存は、「①電子帳簿・電子書類保存」「②スキャナ保存」「③電子取引」の３つに区分されています。それぞれ令和４年１月より以下の通り内容が改正されます。 |
| 「①電子帳簿・電子書類保存」 | 「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」による運用開始 |
| 「②スキャナ保存」 | 要件緩和 |
| 「③電子取引」 | 電子取引データのデータ保存開始 |
| 「①電子帳簿・電子書類保存」「②スキャナ保存」は法律上任意です。 一方、「③電子取引」は、すべての法人・個人事業者に関わることですので、適切な対応が求められます。 ※法律上強制のため、対応しないと青色申告の承認が取り消され、以下の特典等が受けれなくなる可能性があります。 ・特別償却や税額控除 ・欠損金の繰越控除 ・青色事業専従者の給与の必要経費の算入 ・青色申告特別控除 他 なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、「個人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」「法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」に基づき、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上で行うこととされています。 |
２．「電子取引」の対象となる取引とは
| 「電子取引」とは、取引情報(※1)の受け渡しを電磁的方法により行う取引をいいます。 ※１ 取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、領収書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。 具体的には、以下のような取引が「電子取引」に該当するとされています。 |
| ① | 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領 |
| ② | インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）またはホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用 |
| ③ | 電子請求書や電子領収書の受領に係るクラウドサービスを利用 |
| ④ | クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用 |
| ⑤ | 特定の取引に係るEDIシステムを利用 |
| ⑥ | ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用 |
| ⑦ | 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領 |
３．自社の「電子取引」の状況を確認
| まず、自社にどのような「電子取引」がどれだけ存在するか、その対象書類や電子データの所在についてももれなく把握することが必要です。この際、取引関係の電子データについては、「誰から」「誰へ」「どのような書類」をやりとりしているのかを、「自社が受け取る場合」と「自社が発行する場合」に分けて確認をしていくと把握がしやすくなると思われます。 現在、受領している領収書や請求書の中に、以下にあてはまるものがあれば対応を検討する必要があります。 |
出典：TKC
４．電子取引データの保存要件
保存要件
| 電子取引データの保存等にあたっては、「真実性」や「検索性」を確保するための保存要件を満たす必要があります。 下記の要件を満たして電子取引データを保存できる場合、具体的には真実性や検索性の要件を満たした請求書等保存ソフトを使用すれば、それ以上の特段の対応は必要ありません。また、税務調査の際にも。調査官の求めに応じて、当該システムにおいて保存されている電子取引データを、画面上、ないし書面への出力により確認してもらえば問題ありません。 ※請求書等保存ソフトについては証憑保存機能の利用を推奨しております。 |
| 保存要件 | 要件 |
| 真実性 | システム概要書類の備付け（自社開発プログラムを使用する場合に限る。） 次のいずれかの措置を行う
|
| 可視性 | 見読可能装置（PC、ディスプレイ、プリンタ）の備付、整然・明瞭、速やかな出力 |
| 検索性 | 検索機能の確保
|
| 保存期間 | 法人７年間（欠損金繰越控除を受ける法人については１0年間） 個人５年間 |
保存方法
| １． | 電子メールに請求書等が添付された場合 |
| ⑴ | 請求書等が添付された電子メールそのもの（電子メール本文に取引情報が記載されたものを含みます。）をサーバー等自社システムに保存 |
| ⑵ | 添付された請求書等をサーバー等に保存 |
| ２． | 発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合 |
| ⑴ | PDF等をダウンロードできる場合 ①ウェブサイトに領収書等を保存 ②ウェブサイトから領収書等をダウンロードしてサーバー等に保存 |
| ⑵ | HTMLデータで表示される場合 ①ウェブサイト上に領収書を保存 ②ウェブサイト上に表示される領収書をスクリーンショットし、サーバー等に保存 ③ウェブサイト上に表示されたHTMLデータを領収書の形式に変換（PDF等）し、サーバー等に保存 |
| ３． | 第三者等が管理するクラウドサービスを利用し領収書等を授受する場合 |
| ⑴ | クラウドサービスに領収書等を保存 |
| ⑵ | クラウドサービスから領収書等をダウンロードして、サーバー等に保存 |
| ４． | 従業員がスマートフォン等のアプリを利用して、経費を立て替えた場合 |
| 従業員のスマートフォン等に表示される領収書データを電子メールにより送信させて、自社システムに保存 ※この場合、スクリーンショットによる領収書の画像データでも可 |
５．電子取引データの保存期間、保存場所
| 保存場所 | 取引関係書類が作成受領された日本国内の事務所または納税地 なお、サーバー等の設置場所については「保存すべきこととなる場所」での見読性・検索性などの要件を満たしていれば遠隔地でも可（クラウド等含む） |
| 保存期間 | 法人…７年間（欠損金の繰越控除を行う法人については10年間） 個人…５年間 |
6．請求書等保存システムを利用しない場合の電子データ保存の方法
⑴請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性を持って内容を表示して保存する方法
| ① | 請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性を持たせる 例）2022年10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」 |
| ② | 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存 |
| ③ | 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を作成し備え付ける |
⑵受領した請求書等データのファイル名に連番を付して、内容については索引簿で管理する方法
| ⑴の方法以外に、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索できるようにしておく方法も認められます。 この場合、請求書等データのファイル名に連番を付し、任意のフォルダに格納することに加え。以下の形式により表計算ソフト等を用いて索引簿を作成する必要があります。なお、索引簿のフォームについては、国税庁ウェブサイトからダウンロードすることができます。⇒索引簿フォーム（国税庁） |
出典：国税庁
７．法人税、所得税及び消費税での取扱いについて
| 法人税、所得税 | 令和4年1月1日以後行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録を書面等に出力して保存する措置が廃止されましたので、その電磁的記録を一定の要件の下、保存しなければならないこととされました。 ※電子取引の取引情報に係る電磁的記録について要件を満たさず保存している場合や、その電磁的記録の保存に代えて書面出力を行っていた場合には、保存すべき電磁的記録の保存がなかったものとして、青色申告の承認の取消の対象となり得ますので注意してください。 ※青色申告の承認の取消があった場合、以下の特典等が受けれなくなります。 ・特別償却や税額控除 ・欠損金の繰越控除 ・青色事業専従者の給与の必要経費の算入 ・青色申告特別控除 他 なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、「個人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」「法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」に基づき、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上で行うこととされています。 |
| 消費税 | その保存の有無が税額計算に影響を及ぼすことなどを勘案して、令和４年１月１日以後も引き続き、その電磁的記録を書面に出力することにより保存することも認められています 令和５年10月の適格請求書等保存方式の導入に伴う電子インボイスの保存についても、一定の方法により出力した書面の保存により仕入税額控除の適用が可能です。 |
８．証憑保存機能の利用で電子取引の保存要件を充足できます
証憑保存機能は「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」および「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。弊社では、証憑保存機能の導入から運用までサポート致しますので、お気軽にご相談ください。
